Auf der Suche nach meiner Mündelakte
---------------- 02.11.2005 ----------------
Sozialdienst katholischer Frauen
Hansaring 20
50670 Köln
Sehr geehrte Damen und Herren,
nach dem Tod meiner Eltern, war ich bis zur Erreichung meiner Volljährigkeit Mündel des Sozialdienstes katholischer Frauen e.V. in Köln. Von der Deutschen Rentenversicherungsanstalt habe ich nun eine Kontenklärungsanfrage für den Zeitraum vom 29.01. bis 30.09.19.. erhalten. Ich habe hierüber leider keine Unterlagen finden können. Ist es vielleicht möglich, dass es noch eine Akte über mich in Ihrer Verwahrung gibt, mit Informationen über diesen Zeitraum?
Für Ihre Antwort bedanke ich mich im Voraus.
Mit freundlichen Grüßen
---------------- 30.01.2006 ----------------
Sozialdienst katholischer Frauen
Hansaring 20
50670 Köln
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich bitte Sie nochmals gemäß meinem beiliegenden Schreiben vom 02.11.2005, um entsprechende Auskunft. Im Dezember hatte ich telefonischen Kontakt mir Ihrer Frau Hörnig, die mir zusagte, sich um die Angelegenheit zu kümmern. Da ich jetzt erneut von der Deutschen Rentenversicherung angeschrieben wurde, erbitte ich Ihre Antwort bis zum 10.02.2006.
Mit freundlichen Grüßen
---------------- 10.02.2006 ----------------
----- Original Message -----
From: Jugendhilfe
Sent: Friday, February 10, 2006 12:35 PM
Subject: Deutsche Rentenversicherung
Sehr geehrte Frau Bege,
ich habe heute versucht, Sie telefonisch zu erreichen. Nun sende ich Ihnen schnell eine e-mail:
Wir haben sämtliche Aktenkeller durchsucht und ich befürchte, dass die Akte nicht mehr existiert. Der Zeitraum war wohl doch zu groß. Könnte Ihnen die Schule evtl. weiter helfen? Sollten Sie eine Bestätigung für die Rentenversicherung benötigen, aus der hervorgeht, dass bei uns keine Unterlagen mehr vorliegen, setzen Sie sich bitte mit uns noch mal kurz in Verbindung.
Ich bedauere, Ihnen nichts Positiveres mitteilen zu können und wünsche Ihnen viel Erfolg bei der weiteren Suche.
Mit freundlichen Grüßen
i. A. Ruth Hörnig
Sekretariat
---------------- 06.03.2006 ----------------
----- Original Message -----
To: Jugendhilfe
Sent: Monday, March 06, 2006 8:34 PM
Subject: Re: Deutsche Rentenversicherung
Sehr geehrte Frau Hörnig,
ich habe heute nochmals mit dem Rentenberater unserer Firma gesprochen und seiner Ansicht nach müsste die Akte noch bei Ihnen, also dem "Sozialdienst katholischer Frauen" aufbewahrt sein. Da ich bei meinem Versuch über die Schule bisher auch nicht weiter gekommen bin und es sich doch immerhin um fast ein Jahr handelt, welches mir bei der Rentenberechnung fehlen würde habe ich noch eine Bitte an Sie. Können Sie mir vielleicht die Frage beantworten, ob die Akte z.B. an eine andere Behörde seinerzeit weitergegeben wurde.
Und zwar könnte ich mir vorstellen, dass meine Akte evtl. dem Jugendamt der Stadt Köln weitergeleitet wurde, da ich im Jahr 1973 ein Kind geboren habe, ohne verheiratet gewesen zu sein und somit war ja seinerzeit das Jugendamt für mich bzw. für das Kind zuständig. Bevor ich mich jetzt an das Jugendamt wende, möchte ich nur eine kurze Auskunft von Ihnen, ob das überhaupt im Bereich des Möglichen liegt. Also bevor sich im Jugendamt jetzt jemand auf die Suche in die Aktenkeller macht.
Ich bedanke mich für Ihre Antwort im Voraus.
Mit freundlichen Grüßen
---------------- 04.08.2006 ----------------
----- Original Message -----
To: Jugendhilfe
Sent: Friday, August 04, 2006 16:31 PM
Subject: Re: Deutsche Rentenversicherung
Sehr geehrte Frau Hörnig,
zwischenzeitlich war ich beim Jugendamt und konnte feststellen, dass meine Mündelakte dort nicht ist. Ich bitte Sie nochmals zu recherchieren, ob es meine Akte noch gibt. Evtl. wurde sie zusammen mit der Akte meiner Schwester, …, geb…., abgelegt.
Mit freundlichen Grüßen
---------------- 13.09.2006 ----------------
Sozialdienst katholischer Frauen
Hansaring 20
50670 Köln
Einsicht in Mündelakte
Sehr geehrte Damen und Herren,
wie Sie aus beiliegenden Schreiben ersehen können, bemühe ich mich seit dem 2. November 2005 den Verbleib meiner Mündelakte aufzuklären. Auf meine Mails vom 6. März und 4. August 2006 habe ich keine Antwort erhalten.
Ich bitte um Beantwortung folgender Fragen:
1. Wurde von Ihrer Seite aus nachgeforscht, ob meine Akte mit der meiner Schwester, Frau …, geb…. abgelegt ist?
2. Sollte dies nicht der Fall sein und meine Akte weiterhin verschwunden bleiben, trifft es dann zu, dass alle Akten des Geburtsjahrgangs 19.. verschwunden sind bzw. evtl. vernichtet wurden?
Sofern die Akte wieder auftaucht bitte ich um einen Termin zwecks Akteneinsicht. Beachten Sie bitte, dass sich zwischenzeitlich meine Anschrift wie o.a. geändert hat.
Mit freundlichen Grüßen
---------------- 10.10.2006 ----------------
Absender:
SkF e.v. – Ambulante Jugend- und Familienhilfe – Gilbachstr. 23 – 50672 Köln
Ihre Mündelakte – Ihr Schreiben vom 13.09.2006
Sehr geehrte Frau Bege,
trotz nochmaliger Bemühungen unsererseits müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass Ihre Akte beim Sozialdienst katholischer Frauen e.V. Köln nicht mehr vorliegt. Es ist leider so, dass in Ihrem Fall die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist verstrichen ist und daher Ihre Mündelakte vernichtet wurde.
Falls Sie eine Bestätigung zur Vorlage bei der Deutschen Rentenversicherung benötigen, au der hervorgeht, dass bei uns keine Unterlagen mehr vorliegen, bitten wir um Rückmeldung. Wir bedauern Ihnen keinen positiven Bescheid geben zu können und verbleiben
mit freundlichen Grüßen
im Auftrag – Meder – Fachbereichsleitung
---------------- 16.10.2006 ----------------
Von der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen erhalte ich die Auskunft, dass ich mich bezüglich Aufbewahrungsfristen katholischer Organisationen an die Datenschutzbeauftragte der katholischen Kirche für das Erzbistum Köln wenden muss.
---------------- 21.11.2006 ----------------
Frau Dr. Susanne Eberle
Diözesandatenschutzbeauftragte
Marzellenstr. 32
50668 Köln
Aufbewahrung von Mündelakten durch den
Sozialdienst katholischer Frauen
Sehr geehrte Frau Dr. Eberle,
wie Sie aus beiliegenden Schreiben ersehen können, hatte ich mich an den Sozialdienst katholischer Frauen gewandt, um Auskunft über den Verbleib meiner Mündelakte zu erhalten. Vom Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW wurden Sie mir als Ansprechpartnerin für Auskünfte zum Sozialdienst katholischer Frauen genannt. Ich bitte Sie somit um Beantwortung folgender Fragen:
Für Ihre Antworten bedanke ich mich im Voraus.
Mit freundlichen Grüßen
---------------- 24.11.2006 ----------------
----- Original Message -----
From: "Datenschutzbeauftragte" <Datenschutzbeauftragte@Erzbistum-Koeln.de>
Sent: Friday, November 24, 2006 11:33 AM
Subject: Datenschutz
Sehr geehrte Frau Bege,
Wegen Ihrer Anfrage zu Aufbewahrungsfristen etc. bitte ich um Ihre Rückmeldung, ob ich Ihr Schreiben mit der Bitte um Beantwortung unmittelbar an die betreffende Einrichtung und an den fachlich übergeordneten Diözesancaritasverband für das Erzbistum Köln e.V. senden darf oder ob Sie dies selbst veranlassen wollen? Ich selber benötige für eine abschließende Prüfung die Auskünfte der Einrichtung und des DiCV.
Mit freundlichen Grüßen
Dr. Susanne Eberle
Diözesandatenschutzbeauftragte
des Erzbistums Köln
und des Bistums Limburg
Erzbistum Köln - Generalvikariat
Marzellenstr.32, 50668 Köln
Tel. 0221 1642-1317
Fax 0221 1642-1903
E-Mail: datenschutzbeauftragte@erzbistum-koeln.de
www.erzbistum-koeln.de
---------------- 26.11.2006 ----------------
-----Ursprüngliche Nachricht-----
Gesendet: Sonntag, 26. November 2006 10:40
An: Datenschutzbeauftragte
Betreff: Re: Datenschutz
Sehr geehrte Frau Dr. Eberle,
da ich die Frage schon selbst an die betreffende Einrichtung gerichtet hatte und sie mir nicht beantwortet wurde, bitte ich Sie die nötigen Auskünfte bei den entsprechenden Stellen einzuholen.
Um es noch einmal deutlich zu machen. Mir geht es darum, generell zu erfahren, ob es Aufbewahrungsfristen von Mündelakten gibt und welche Zeitspanne sie umfassen. Und, ob über die Vernichtung von Akten Nachweise geführt werden müssen.
Mit freundlichen Grüßen
---------------- 12.12.2006 ----------------
----- Original Message -----
From: "Datenschutzbeauftragte" <Datenschutzbeauftragte@Erzbistum-Koeln.de>
Sent: Tuesday, December 12, 2006 5:29 PM
Subject: AW: Datenschutz
Sehr geehrte Frau Bege,
Wie erbeten übersende ich Ihnen beigefügt die Stellungnahme des DiCV zu den von Ihnen aufgeworfenen Fragen.
Es gibt außerdem einen Fristenkatalog und Kassationsordnung für die Pfarrgemeinden des Erzbistums Köln (Amtsblatt des Erzbistums Köln 1982, Nr.148). Danach ist über die Kassation ein Protokoll aufzunehmen. Die Vorschrift bezieht sich aber nach ihrem Wortlaut nur auf Pfarrgemeinden, in dem Zusammenhang u.a. auch auf Unterlagen der Kindergartenverwaltung, nicht jedoch auf den von Ihnen angefragten speziellen Sachverhalt.
Wir werden Ihre Frage vormerken für ein generelles Aufgreifen solcher und ähnlicher Fragestellungen.
Mit freundlichen Grüßen
Dr. Susanne Eberle
Diözesandatenschutzbeauftragte
des Erzbistums Köln
und des Bistums Limburg
Erzbistum Köln - Generalvikariat
Marzellenstr.32, 50668 Köln
Tel. 0221 1642-1317
Fax 0221 1642-1903
E-Mail: datenschutzbeauftragte@erzbistum-koeln.de
www.erzbistum-koeln.de
Anhängende Datei:
Diözesandatenschutzbeauftragte des Erzbistums Köln
Frau Dr. Eberle
Marzellenstr. 32
50668 Köln
per mail: datenschutzbeauftragte@erzbistum-koeln.de
Bereich Recht
Postfach 29 02 61 · 50524 Köln Georgstraße 7 · 50676 Köln Telefon-Zentrale (02 21) 20 10 - 0 Telefax-Zentrale (02 21) 20 10 - 100 www.caritasnet.de |
Ihr Zeichen Ihr Schreiben vom Unsere Zeichen Tel.-Durchwahl Fax-Durchwahl Datum
ma 331 231 17.04.2007
Helene.Maqua@caritasnet.de
Aufbewahrung von Mündelakten
Sehr geehrte Frau Dr. Eberle,
die Aufbewahrungsfristen von Akten und Unterlagen beschäftigen uns auch immer wieder.
Grundsätzlich empfehlen wir folgende Vorgehensweise. Zunächst muss bei den Aufbewahrungsfristen festgestellt werden, welche anderen Rahmenbedingungen vorliegen, ob z.B. gesetzliche oder vertraglich vereinbarte Fristen eingehalten werden müssen. Sodann ist zu überlegen, wie das Verhältnis mit dem Klienten ausgestaltet war. Im Beratungswesen mit jeweils kurzen oder nur einmaligen Beratungen ist eine Aufbewahrung der Daten für längere Zeit nicht erforderlich und kann vernichtet werden. Dies sollte spätestens nach 5 Jahren geschehen, bei länger andauernden Beratungsprozessen oder auch im Gesundheitswesen kann eine maximale Aufbewahrungszeit von 10 Jahren noch als angemessen angesehen werden.
Etwas anderes könnte in den Bereichen gelten, in denen Regressansprüche vorkommen können. Da für derartige Ansprüche eine Verjährungsfrist von 30 Jahren nach dem BGB gilt, wird vereinzelt eine ebenso lange Aufbewahrung empfohlen. Diese Auffassung wird von uns nicht geteilt, da sich aus der Verjährungsfrist keine Aufbewahrungspflicht ableiten lässt und der Kläger den Schaden beweisen muss, es muss von den Einrichtungen und Trägern kein Entlastungsnachweis geführt werden. Vielleicht sollte bei Mündelakten zumindest eine Aufbewahrung so lange erfolgen, bis das Mündel volljährig geworden ist und seine Interessen selbst vertreten kann.
Zur Vernichtung von Schriftstücken richten wir uns nach den Empfehlungen des Datenschutzbeauftragten des Erzbistums Hamburg (www.datenschutz-kirche.de) Schriftstücke, sonstige EDV-Ausdrucke, Abfallpapiere und Altpapiere, die ausgesondert werden können, sind so zu vernichten, dass personenbezogene Daten vor Missbrauch geschützt sind. Es ist dafür zu sorgen, dass bei der Vernichtung des auszusondernden Aktengutes, Altpapiers etc. die Daten nicht mehr lesbar sind. Dies wird sich in der Regel nur durch Einsatz eines Aktenvernichters (Shredders) erreichen lassen.
Ich hoffe, Ihnen mit diesen Ausführungen gedient zu haben.
Mit freundlichen Grüßen
i. A. Helene Maqua
Ass.iur.
---------------- 19.12.2006 ----------------
----- Original Message -----
To: "Datenschutzbeauftragte" <Datenschutzbeauftragte@Erzbistum-Koeln.de>
Sent: Tuesday, December 19, 2006 2:31 PM
Subject: Re: Datenschutz
Sehr geehrte Frau Dr. Eberle,
vielen Dank für die Weiterleitung des Schreibens des Diözesan-Caritasverbandes vom 13.12.2006, Unterzeichnende Frau Helene Maqua.
Ich hoffe, Sie verstehen, dass ich die Antwort sehr unbefriedigend finde.
Zitat: "Vielleicht sollte bei Mündelakten zumindest eine Aufbewahrung so lange erfolgen, bis das Mündel volljährig geworden ist und seine Interessen selbst vertreten kann."
Ich entnehme dieser Aussage, dass jeder Sachbearbeiter/Vormund nach eigenem Gutdünken mit den Mündelakten verfahren kann. Ist der Schreibtisch zu voll wird etwas weggeworfen, ist er eher leer, hebt man ein paar Akten länger auf.
Zitat: "Etwas anderes könnte in den Bereichen gelten, in denen Regressansprüche vorkommen können. Da für derartige Ansprüche eine Verjährungsfrist von 30 Jahren nach dem BGB gilt, wird vereinzelt eine ebenso lange Aufbewahrung empfohlen. Diese Auffassung wird von uns nicht geteilt, da sich aus der Verjährungsfrist keine Aufbewahrungsfrist ableiten lässt und der Kläger den Schaden beweisen muss, es muss von den Einrichtungen und Trägern kein Entlastungsnachweis geführt werden."
Ich wurde seinerzeit mit 21 Jahren volljährig, meine Schwester mit 18. Wenn ich die o.g. Aussagen richtig deute, gibt es mit dem Tag der Volljährigkeit für Mündel keine Möglichkeit mehr an Dokumente oder Kopien von Dokumenten, die in der Mündelakte aufbewahrt wurden, heranzukommen, da die Akte danach mit großer Wahrscheinlichkeit umgehend vernichtet wird? Wenn dem so ist, dann frage ich mich, warum die Mitarbeiterin des Sozialdienstes katholischer Frauen sich angeblich die Mühe gemacht hat, in den Aktenkeller des Sozialdienstes zu gehen und dort nach meiner Akte zu suchen. Das war doch völlig unnötig, bzw. sogar unsinnig.
Wenn die Aussagen von Frau Maqua tatsächlich zutreffen, stellt es in meinen Augen eine äußerst fragwürdige Praxis dar, das ehemalige Mündel nicht darüber zu informieren, dass Teile der Akte oder die Akte komplett vernichtet werden. Da Mündel in der Regel Kinder und Jugendliche sind, kann ein Sozialdienst wohl nicht davon ausgehen, dass diese ihre Dokumente und Unterlagen so "sauber" führen, wie eine Behörde. Es würde zumindest der Fürsorgepflicht des ehemaligen Vormunds obliegen, dem Mündel nach Volljährigkeit und vor Vernichtung der Akte die Möglichkeit zu geben, die Unterlagen abzugleichen. Die Aussagen von Frau Maqua erscheinen mir unglaubwürdig. Ich werde mich deshalb nochmals an den Datenschutzbeauftragten NRW wenden und gleichzeitig Informationen darüber einholen, wie die evangelische Kirche mit Mündelakten verfährt.
Mit freundlichen Grüßen
---------------- ----------------
In einem Telefonat mit einer Mitarbeiterin des SkF Köln, teile diese mir mit, dass die Aussagen von Frau Maqua nicht zuträfen. Der SkF Köln hebt Akten in der Regel mindestens 30 Jahre auf. Die Akten werden auch nicht zeitgenau vernichtet. D.h. viele Akten, wenn nicht sogar alle oder die meisten, werden auch länger als 30 Jahre aufgehoben. Wann das letzte Mal Akten vernichtet wurden, wusste die Mitarbeiterin nicht, auch nicht, ob es über Aktenvernichtungen Protokolle gibt.
Da sich meine Aktensuche so schwierig gestaltet und ich sehr unterschiedliche Aussagen erhielt, gehe ich heute davon aus, dass meine Akte damals bei der Adoption verschwunden ist. Die Adoptiveltern meines Sohnes wollten nur ein erstgeborenes Kind adoptieren. Sie wurden während der Adoptionspflegezeit sowohl bei der älteren Tochter als auch später bei meinem Sohn vom Sozialdienst katholischer Frauen begleitet. Was liegt da näher, als dass sie auch sonst noch einiges über mich wissen wollten. Und so ist die Akte von Köln nach Siegen gewandert und entweder auf diesem Weg - hin und her - verloren gegangen oder sie schlummert noch im Tresor der Adoptiveltern. Denn schließlich will man ja wissen, ob sich die Aufzucht eines Kindes von „so einer“ überhaupt lohnt!
Ich habe deshalb den Sozialdienst katholischer Frauen in Siegen angeschrieben:
---------------- 21.12.2006 ----------------
Sozialdienst katholischer Frauen e.V.
Häutebachweg 5
57072 Siegen
Sehr geehrte Damen und Herren,
nach dem Tod meiner Eltern war ich Mündel des Sozialdienstes katholischer Frauen in Köln. Zur Klärung einer Rentenangelegenheit bat ich vor einigen Monaten um Mitteilung, ob es diesbezüglich noch Unterlagen in meiner Mündelakte gibt. Diese Mündelakte ist in Köln jedoch nicht mehr vorhanden.
Im Jahr 1974 wurde mein Sohn, Thorsten Bege, geb. 15.05.1973, von Herrn Dr. … und Frau … adoptiert. Während der Adoptionspflegezeit von 1973 bis 1974 wurde, nach Auskunft des Jugendamtes Köln, das Ehepaar Gärtner vom Sozialdienst katholischer Frauen in Siegen betreut, wie zuvor schon während der Adoptionspflegezeit ihrer Adoptivtochter.
Könnte es sein, dass seinerzeit meine Mündelakte an den Sozialdienst katholischer Frauen in Siegen weitergeleitet wurde und, dass diese evtl. noch in Siegen vorhanden ist?
Für eine Antwort bedanke ich mich im Voraus.
Mit freundlichen Grüßen
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Keine Antwort!
---------------- 19.04.2007 ----------------
Sozialdienst katholischer Frauen e.V.
Häutebachweg 5
57072 Siegen
Sehr geehrte Damen und Herren,
am 21.12.2006 hatte ich Sie bereits angeschrieben (siehe Kopie) bis heute aber leider keine Antwort erhalten. Ich bitte Sie hiermit nochmals meine Frage zu beantworten.
Evtl. könnte ich mir auch vorstellen, dass meine Mündelakte seinerzeit dem Ehepaar Gärtner ausgehändigt und von diesen aus Versehen nicht zurückgegeben wurde. Diese Möglichkeiten ziehe ich in Betracht, da eine Vorbedingung zur Adoption eines Kindes durch das Ehepaar Gärtner war, dass dieses Kind nur von einer Erstgebärenden stammen dürfe. Meine Vermutung ist nun, dass es dann auch nahe liegend ist, weitere Informationen über die Erstgebärende, also mich, zu erhalten, was durch Akteneinsicht problemlos ermöglichbar war.
Mit freundlichen Grüßen
---------------- 25.04.2007 ----------------
Absender:
Sozialdienst katholischer Frauen e.V.
Ortsverein Siegen
Häutebachweg 5, 57072 Siegen
Sehr geehrte Frau Bege,
zunächst möchten wir uns dafür entschuldigen, dass wir Ihnen erst jetzt auf Ihre Schreiben antworten.
Sie fragen in Ihrem Schreiben nach, ob eventuell eine Mündelakte von Ihnen beim Sozialdienst kath. Frauen in Siegen existiert. Leider müssen wir Ihnen diese Frage mit nein beantworten. Selbst eine Akte Ihren Sohn Thorsten Bege betreffend existiert nicht mehr. Laut Datenschutz müssen Adoptionsakten nach 30 Jahren vernichtet werden.
Es tut uns leid, dass wir Ihnen bei der Klärung der Rentenangelegenheit nicht helfen können, wünschen Ihnen aber trotzdem weiterhin Erfolg bei der Klärung.
Mit freundlichem Gruß
i.A.
Luzia Schnippering
Dipl. Sozialpädagogin
Pflegekinderdienst/Vormundschaften
---------------- 27.08.2007 ----------------
----- Original Message -----
To: l.schnippering@skf-siegen.de
Sent: Monday, August 27, 2007 9:39 AM
Subject: Ihr Schreiben vom 25. April 2007 - Ihr Zeichen Bege-4-07
Sehr geehrte Frau Schnippering,
ich möchte doch noch auf Ihr unten aufgeführtes Schreiben zurückkommen und Sie darauf hinweisen, dass gem. § 9b in der ab 1.1.2002 geltenden Fassung des Adoptionsvermittlungsgesetzes Adoptionsakten, gerechnet vom Geburtsdatum des Kindes an, 60 Jahre lang aufzubewahren sind.
Ihre Aussage: „Laut Datenschutz müssen Adoptionsakten nach 30 Jahren vernichtet werden.“ ist mir somit nicht verständlich.
Mit freundlichen Grüßen